¿Sabes qué es y qué implica el offboarding? ¿Conoces la importancia de garantizar una transición fluida de los empleados de tu empresa? ¿Necesitas aplicar el proceso de offboarding correctamente en tu empresa? ¡Estás en el sitio correcto! Los desafíos que cualquier empresa debe afrontar aumentan cada día, entre ellos está la aplicación de estrategias de gestión y selección de talento humano para conseguir contar con equipos de trabajo sólidos y tener una buena reputación dentro del mercado laboral. Muchas organizaciones se centran en procesos de integración de nuevos empleados, también conocido como onboarding, pero pasan por alto todo lo relacionado a la salida de los empleados de la empresa, y como resultado cometen errores en el momento de concluir las relaciones laborales.
La gestión del despido y el proceso de desvinculación de los empleados es un asunto importante y delicado, por eso debe tratarse con responsabilidad y resulta imprescindible contar con un buen proceso de offboarding, garantizando la satisfacción de los antiguos colaboradores y una buena reputación de la empresa. Esto protege de posibles problemas con los antiguos empleados y es una demostración de buenas prácticas por parte de las empresas. Por ello, en esta guía te mostramos todo lo que tienes que saber sobre el offboarding y cómo aplicarlo a tu empresa exitosamente.
Índice de contenidos
Qué es el offboarding y para qué sirve
El offboarding es el proceso que tiene lugar cuando un empleado abandona una organización, ya sea a partir de una determinación de la empresa o por una decisión voluntaria del trabajador. Se trata de una etapa importante en la gestión de personal de una empresa, y como tal se hace habitualmente mediante un proceso formal y estructurado.
El objetivo final del proceso de offboarding es conseguir una salida sana y natural del trabajador desde la empresa, evitando que sea un proceso traumático y garantizando el normal funcionamiento de la compañía. También se busca que la empresa sea percibida como una organización seria y empática, tanto por sus empleados actuales como antiguos, conservando un ambiente laboral satisfactorio.
Por qué es importante aplicar un proceso de offboarding
Una buena comunicación entre una empresa y el empleado a desvincular es sustancial por varios aspectos y ofrece muchos beneficios para ambas partes. Está comprobado que invertir en el proceso de offboarding conlleva una mayor retención y atracción de talento. Además, un exempleado seguirá representando a su antigua empresa, lo que significa que la compañía se convertirá en una de sus referencias profesionales.
Un proceso de offboarding organizado garantiza que todos los pasos de desvinculación se realicen correctamente, evitando problemas en un futuro. Además, no realizar un buen proceso de offboarding puede impactar negativamente en el ambiente laboral de tu empresa y los actuales colaboradores podrían comenzar a percibir una imagen negativa de tu organización y sentirse desmotivados. En definitiva, un buen plan para el offboarding permite facilitar el proceso para ambas partes y es esencial para el buen funcionamiento de cualquier empresa.
Beneficios de aplicar un offboarding correctamente
Las últimas impresiones son muy valiosas y pueden influir en la imagen de tu empresa como marca empleadora. Por ello, a continuación, te mostramos por qué es importante hacer un adecuado proceso de offboarding y en qué beneficia a tu empresa:
- Garantiza que todo el proceso se cumpla correctamente: Establecer un proceso organizado de offboarding garantiza que todos los puntos se cumplan correctamente, protegiendo la propiedad de la empresa, y cumpliendo con todas las leyes y regulaciones laborales aplicables.
- Ahorro de costes y tiempo: La organización de la salida de un empleado evita que se generen demoras en los puntos clave del proceso y previene que se puedan producir pérdidas financieras.
- Retiene el talento: Los empleados actuales de una empresa se sentirán más seguros si ven que sus empleadores se preocupan realmente por el bienestar de sus exempleados.
- Mejora la imagen y reputación la empresa: Un proceso de offboarding estructurado y profesional demuestra que la empresa se preocupa por sus empleados, incluso cuando estos dejan de formar parte de la organización. Esto aumenta la percepción y confianza que otros tengan de la empresa.
- Mantiene un buen ambiente laboral: Un buen proceso de offboarding ayuda a mantener la satisfacción y el compromiso de los empleados que están en la empresa y reduce la posibilidad de resentimiento y recelo en el equipo.
- Permite obtener feedback: El feedback entre una empresa y sus colaboradores es esencial. Escuchar las razones de su partida o simplemente su opinión sincera ayuda a las empresas a mejorar aspectos en el futuro.
Claves para aplicar un buen offboarding en tu empresa
Dentro de cualquier proceso empresarial siempre es importante tener una estrategia a realizar que sea sencilla y de fiabilidad. Por ello, a continuación, te compartimos algunos consejos para lograr que el proceso de offboarding se realice de forma adecuada y exitosa en tu empresa:
#1 Prepara el offboarding
La planificación para realizar un proceso de offboarding es clave, por eso es importante contar con una lista que incluya todos los pasos del proceso y los recursos requeridos. También resulta recomendable preparar una serie de preguntas y respuestas preparadas para la entrevista de despedida, con el objetivo de ahorrar tiempo y asegurar la claridad de la información proporcionada al exempleado.
#2 Reúne la documentación necesaria
Hay una serie de documentos que son necesarios para que la desvinculación sea transparente. Por eso, debes realizar una gestión documental para recopilar todos los trámites importantes, como la carta de despido o de renuncia, o todos los documentos relacionados con la seguridad social. Por otra parte, también debes recopilar documentos que puedan haber sido firmados durante la vida laboral del exempleado, como contratos bonificados o acuerdos de confidencialidad.
#3 Reúne el material
Es importante garantizar que todos los enseres que sean propiedad de la empresa sean devueltos. Haz una lista de todos los objetos que debe entregar el empleado a desvincular (ordenadores, teléfonos móviles, USB, llaves, permisos de aparcamiento, tarjetas de ingreso, tarjetas de crédito a nombre de la compañía, etc) y asegúrate de que el último día el exempleado haya devuelto todo este material.
#4 Informa al equipo y al empleado
El proceso de offboarding debe incluir una comunicación oportuna y clara. No es recomendable que los empleados de la empresa se enteren de la desvinculación de un compañero a través de rumores y mucho menos es que sea el propio empleado quien se entere de esta forma. Además, si el empleado a desvincular también tiene contacto directo con clientes o colaboradores externos, resulta necesario que tu compañía les informe acerca de la baja.
#5 Realiza una entrevista de salida
Es importante proceder con una entrevista antes de que el empleado abandone la empresa, con el objetivo de recopilar sus comentarios, sugerencias y reclamos, y así poder tomar mejores decisiones en un futuro. Además, esta es una gran oportunidad para mostrar humanidad con el exempleado y asegurar que mostrará una buena imagen de la empresa en el futuro.
#6 Prepara la despedida del empleado
Para demostrarle al exempleado que su paso por la empresa ha dejado una huella importante, un buen gesto puede ser entregarle un regalo de despedida, o incluso un pequeño festejo si la situación lo merece. Para ello, es posible involucrar a toda la oficina, dándoles la oportunidad de despedirse.
#7 Reasigna las tareas
Una vez que el empleado ha dejado la empresa debes reasignar todas sus tareas. Para ello, es importante contar con una buena organización y un organigrama funcional que permita la distribución de las tareas vacantes.
#8 Mantén el contacto
Uno de los aspectos claves del offboarding es mantener una relación positiva con los exempleados. Puedes crear una base de datos con información de antiguos empleados y mantener el contacto con ellos para compartir información sobre ofertas laborales, por ejemplo. Piensa que tus antiguos colaboradores pueden convertirse en defensores o detractores de tu compañía según como lleves a cabo el proceso de su desvinculación.
Errores en el proceso de offboarding que se deben evitar
Un offboarding mal planificado y ejecutado, no solo afecta al empleado que se marcha, sino que también puede debilitar la marca y la cultura interna de tu empresa. Por eso, te mostramos algunos de los errores más comunes que tu empresa debe evitar en el proceso de offboarding:
- No hacer un proceso formal de desvinculación: Hacer un proceso formal de offboarding es una forma importante de asegurar la equidad con el empleado que se marcha y que se aborden todos los detalles del proceso. Esto contribuye a la seguridad de la empresa y puede prevenir posibles problemas en el futuro.
- Tratar al empleado que se marcha de forma inapropiada: Tener comportamientos poco amables, despectivos o desagradables con los empleados que se van a marchar tiene efectos negativos en toda la organización, incluyendo daño a la moral del equipo y a la reputación de la empresa.
- Darle trabajo extra en sus últimos días: Dar trabajo extra a un empleado que se vaya a marchar de tu empresa puede hacer que se sienta abrumado y aprovechado. Es mejor asegurarse de que los empleados actuales tengan las habilidades necesarias para asumir todas las tareas del exempleado.
- No preguntarle si reconsideraría su dimisión: Si un empleado presenta una renuncia, no significa automáticamente que se vaya a marchar. Los empleados que se quieran marchar por más dinero, más formación u otro tipo de ventajas, pueden ser convencidos de quedarse si se les ofrecen los incentivos correctos.
- No realizar una entrevista de salida: La entrevista de salida no sólo puede ser una oportunidad de retroalimentación valiosa de cara al futuro, también puede ser el momento de verificar la documentación requerida y asegurar la entrega de todo equipamiento o propiedad de la empresa
- Confiar en el empleado que se marcha para formar a los nuevos empleados: Un empleado que se marcha puede tener otras tareas que necesita completar antes de irse, y formar a su sustituto puede aumentar su sensación de presión, crearle frustración y transmitir su descontento al nuevo empleado debilitando la cultura de tu empresa.
- No mantener el contacto: Mantener el contacto con los exempleados proporciona un recurso importante para ponerte en contacto con ellos, futuras necesidades de contratación, reforzar el valor de tu marca y atraer a posibles nuevas contrataciones en el futuro.
Conclusión: Asegura el éxito de tu empresa con un proceso de offboarding
El offboarding son todas aquellas actividades que se realizan para garantizar que los colaboradores concluyan satisfactoriamente su relación laboral con tu empresa. Un correcto proceso de offboarfing garantiza una transición adecuada de un exemplado, ayuda a mantener la reputación de tu empresa, retener y atraer talento, y conservar un ambiente laboral satisfactorio. Si un empleado se marcha bajo circunstancias poco agradables puede impactar negativamente en tu empresa, hasta el punto de perder por completo la inversión realizada en el proceso de onboarding, capacitaciones y otras actividades de integración.
Como se ha podido comprobar, realizar un buen offboarding es una tarea que requiere de una estrategia bien planificada desde el momento de la contratación para crear un plan de atención al empleado que potencie la calidad humana de la empresa. Si la búsqueda del candidato ideal te resulta algo compleja y no cuentas con los recursos para llevarla a cabo de forma satisfactoria, apóyate en una consultora de selección de personal que te ayude en el proceso.
