¿Has escuchado hablar del benchmarking, pero no sabes a qué se refiere? ¿Te interesa implementar la mejora continua en tu organización y no sabes por dónde comenzar? En Westerman estamos constantemente realizando análisis de benchmarking, tanto para estudiar el flujo de empleados, cargos, aptitudes, porcentaje de rotación y nivel educativo de los trabajadores de tus competidores, así como para conocer el salario que ofrecen para captar los profesionales más talentosos. Y esto es debido a los cuantiosos beneficios que ofrece para cualquier negocio llevar a cabo, con una frecuencia determinada, un análisis interno y externo, que implique diagnosticar problemas propios y proponer soluciones basadas en los casos de éxito de tus competidores u otras empresas líderes de sectores diferentes al tuyo.
El proceso de benchmarking surge de la necesidad de desarrollo constante, en escenarios de alta competitividad, que requieren innovación constante para mantener la relevancia de tu negocio en el mercado. Estudiar y analizar los errores de tus competidores, así como adecuar e implementar sus triunfos, te permitirá una evolución constante y con menor incertidumbre, ya que estarás implementando estrategias confiables y probadas por terceros. Este proceso de benchmarking, aunque puede resultar complejo, es de vital importancia para el desarrollo exitoso de tu negocio. Por ello, te hemos preparado esta guía con todo lo que debes saber sobre los análisis de benchmarking y cómo puede ayudar a tu empresa.
Índice de contenidos
Qué es benchmarking, cómo funciona y para qué sirve
El benchmarking es el análisis exhaustivo de los productos, servicios, procesos de trabajo, y estrategias de los competidores directos (ya sean internos o externos) y de los líderes de otros sectores. Se realiza con el objetivo de hacer comparaciones con tu empresa, departamento o área, determinar puntos de fallo e implementar soluciones de mejora. El proceso de benchmarking permite disminuir el riesgo que implica implementar una nueva estrategia o rediseñar un producto, ya que tomarás las experiencias de otros para identificar posibles fallos en tu implementación.
Se puede considerar el benchmarking como un proceso sumamente útil y necesario para lograr la mejora continua en una organización.
Entre las características distintivas del benchmarking se incluyen el análisis constante de tendencias, utilizando los referentes del mercado, a incorporar procesos de retroalimentación, y a establecer reglas objetivas muy bien definidas. Lo importante es que te preguntes: ¿Qué están haciendo bien otros? ¿Qué resultados les están proporcionando? ¿Y cómo puedes aplicarlo a tu negocio? El benchmarking te permitirá realizar una evaluación comparativa y a detectar buenas prácticas de otros, mejorando tu propia productividad y reduciendo el riesgo en tu organización.
El benchmarking no implica copiar lo que hacen otros. Por el contrario, se trata de aprender y adaptar a tu negocio las buenas prácticas internacionales.
Ventajas del benchmarking para tu negocio
Probablemente tengas idea de cuál es tu posicionamiento en el mercado. No obstante, esto debe estar respaldado por datos y análisis reales. Realizar estudios de benchmarking con una frecuencia periódica te permitirá estar al día en las novedades del sector y de los líderes internacionales, así como ganar claridad en los departamentos de tu empresa que mejor funcionan. Estos estudios no son complejos de realizar ni sumamente costosos, sobre todo teniendo en cuenta las numerosas ventajas que proporcionan, entre las que se destacan:
- Promueve la mejora continua en la empresa: Si estableces una frecuencia constante para realizar los análisis de benchmarking e implementar las buenas prácticas aplicables identificadas, estarás entrando en un proceso de mejora continua que permitirá que tu organización se mantenga innovando y probando nuevas formas de hacer las cosas, probablemente más eficientes.
- Permite conocer a fondo a los competidores: Dominar las acciones y estrategias que están siguiendo tus competidores es fundamental para mantenerse al día, sobre todo en sectores altamente competitivos y con mercados versátiles. Los estudios de benchmarking te permiten conocer a tus competidores y cómo están triunfando.
- Ahorra costes e inversiones de riesgo: Estos análisis de benchmarking suelen tomar mucho tiempo para investigación, obtención de datos y análisis. No obstante, no requieren gastos o inversión financiera importante. Además, permiten disminuir el riesgo de ciertas implementaciones novedosas.
- Permite identificar e implementar las mejores prácticas: Con el proceso de benchmarking estarás al tanto de las mejores prácticas del mercado, tanto de competidores directos como organizaciones de otros sectores.
- Exige mayor productividad de los empleados: Ante la presión de evolución y mejora de la empresa, los empleados sentirán la necesidad de estar a la altura. Esto contribuye a su motivación, sin importar que no estén directamente vinculados con el proceso. Sabrán que tu empresa se mantiene en constante mejora y que deben contribuir con ello.
Tipos de benchmarking que existen
Existen diversos tipos de benchmarking, en función del alcance que tiene la comparación realizada. Conocer los tipos de benchmarking te resultará útil para seleccionar el alcance de la investigación que posteriormente deberás realizar. Acá te presentamos aquellos tipos de benchmarking en los que la mayoría de los expertos coinciden, organizador de menor a mayor alcance desde el punto de vista de la empresa.
- Benchmarking interno: El benchmarking interno se realiza dentro de una misma organización, como su nombre indica. Consiste en evaluar y comparar distintas áreas, departamentos, e incluso trabajadores, para identificar los que tienen mejor desempeño y determinar cómo el resto puede aplicar sus buenas prácticas.
- Benchmarking competitivo: El benchmarking competitivo es un nivel superior al interno, ya que se realiza de forma externa a la organización, pero el análisis es dentro del mismo sector. Con esto se logra identificar fortalezas y debilidades, así como aciertos y fallos de empresas que se dedican a la misma actividad económica, o al menos, a otra bastante similar.
- Benchmarking funcional: El benchmarking funcional va más allá del competitivo. Se trata de tomar como referencia estrategias, acciones, y procesos de organizaciones de otros sectores, teniendo en cuenta que sean buenas prácticas y que hayan tenido un resultado exitoso.
- Benchmarking internacional: El benchmarking internacional es una combinación del benchmarking competitivo y del funcional, ya que se analizan empresas tanto del mismo sector que la tuya, como las que pertenecen a otros sectores, pero en este caso a nivel internacional. Esto te permite analizar situaciones y buenas prácticas internacionales antes de que lleguen a tu propio mercado geográfico.
- Benchmarking genérico: El benchmarking genérico puede ser similar a cualquiera de las categorías anteriores, es decir, se puede realizar con competidores directos, otros sectores y organizaciones internacionales. La diferencia es que este análisis se enfoca en un proceso, estrategia o departamento muy específico dentro de una empresa, del cual se pueden tomar buenas prácticas.
Cómo realizar un estudio de benchmarking adecuado
Realizar un estudio de benchmarking puede resultar complejo si no sabes cómo proceder, ya que te encontrarás con muchísima información que te puede agobiar. No te preocupes por ello, te hemos preparado una explicación con los pasos que debes seguir y qué hacer en cada uno. Con esta guía podrás seguir un proceso de benchmarking efectivo por tu cuenta, ahorrando tiempo y esfuerzo innecesario. Ten en cuenta que debes utilizar una línea de trabajo que incluya planificación, ejecución, control e implementación.
#1 Realiza un análisis interno de tu negocio
Lo primero que debes hacer es realizar un análisis interno de tu empresa para determinar fortalezas y oportunidades, pero sobre todo debilidades y amenazas. Estos últimos serán los puntos a mejorar en los que debes poner el foco. Apóyate en la herramienta DAFO para este proceso. También puedes obtener feedback o retroalimentación de tus clientes, así como de tus empleados, directivos, socios y proveedores. Cualquiera que haya estado en contacto con tu empresa y tenga una opinión sobre aspectos a mejorar puede valer para tu obtención de información.
#2 Selecciona los tipos de benchmarking que vas a realizar
Una vez hayas identificado los aspectos que quieres mejorar de tu negocio, puedes proceder a seleccionar el tipo de benchmarking que quieres realizar. La decisión dependerá del alcance que quieras tener, del tiempo que tengas disponible para la investigación, y de la disposición de tu organización de innovar y cambiar algunos aspectos. Si cuentas con el tiempo y el presupuesto suficiente para una investigación amplia, te recomendamos realizarlo a todos los niveles. Puedes encontrar ideas muy atractivas que implementar en tu negocio.
#3 Investiga y elige las empresas que vas a analizar
En función de los tipos de benchmarking que vayas a realizar, deberás investigar el mercado para conocer los departamentos, áreas o empresas que están liderando con sus buenas prácticas o estrategias exitosas y que vas a analizar. Te recomendamos elegir de 3 a 5 sujetos de referencia para analizar a fondo sus estrategias, procesos, proyección y acciones. Lo importante es que elijas puntos de referencia que cuenten con buen reconocimiento y aceptación por parte de los consumidores. El cliente sigue teniendo la razón. Si les gusta una empresa, por algo será.
#4 Define aquellos datos que te interesa recoger y estudiar
Cuando has definido los sujetos que vas a analizar, ya sean departamentos, áreas, o empresas, internas o externas, nacionales o internacionales, ha llegado la hora de definir los datos que te interesa recoger de cada una. Lo normal es que selecciones datos en función del éxito de cada sujeto de análisis. No te servirá de nada tener información de más. Céntrate en lo que hace bien. Esos son los datos que tendrás que seleccionar. Siempre presta atención a que lo que estás analizando sea aplicable a tu propio negocio. De lo contrario, estarás perdiendo valioso tiempo.
#5 Recolecta, analiza e interpreta los datos recogidos
Teniendo listo todo lo anterior, puedes proceder a recolectar la mayor cantidad de información posible. Examina a fondo qué están haciendo otros y por qué, qué beneficios les está generando, qué oportunidades de mejora existen para tu negocio, cuáles de sus buenas prácticas son aplicables, realiza comparaciones, observa las diferencias. Ten en cuenta sobre todo las fallas cometidas para que no pases por ellas. Esto es fundamental para garantizar el éxito de su implementación.
#6 Implementa las mejoras apropiadas y mide resultados
Finalmente, después de mucha investigación y análisis, puedes proceder a elegir las mejores prácticas e implementarlas en tu negocio. Quizás este proceso de implementación puede llevar un tiempo, ya que deberás adaptar las acciones, estrategias o procesos a tu organización. Además, deberás definir las nuevas debilidades o amenazas que pueden representar las nuevas implementaciones. Recuerda también plasmar en un informe todo lo analizado con el que puedas realizar comparaciones posteriores. Así sabrás si la optimización ha sido efectiva.
Conclusión: Aprovecha el benchmarking para la mejora continua
Ahora que has visto todo lo que tiene para ofrecerte un estudio de benchmarking bien hecho, considera establecer una frecuencia periódica y un responsable de llevarlo a cabo en tu empresa. No pienses que estas prácticas son solo de empresas pequeñas, por el contrario, las grandes empresas analizan con más detalle lo que hacen en cada momento sus competidores y el éxito que les genera. De esta forma, se mantiene el ambiente altamente competitivo que estamos acostumbrados a ver en las organizaciones líderes. Sigue los pasos explicados y realiza tu investigación. Si no tienes tiempo para llevar a cabo este estudio por ti mismo y no cuentas con un profesional capacitado para ello, apóyate en una consultora de selección que te apoye en el proceso de buscarlo.
